Bijlage 4: WERKVERSLAGEN ONTSLOTEN COLLECTIES

4.1. Verslag ontsluiting acquisitiefolders

De collectie uitgevers- of acquisitiefolders bestaat uit al het materiaal dat uitgevers, organisaties, groepen en personen hebben verspreid om eigen uitgaven onder de aandacht van anderen te brengen. Het kan bestaan uit reclamefolders, advertenties, brochures, maar ook uit uitgeverscatalogi. Het betreft materiaal dat deels via het Fort van Sjakoo is binnengekomen, en betreft voor een ander deel acquisitiemateriaal dat CSD zelf, onder andere in het kader van het project Europe Against the Current, ontving.

Een deel van deze collectie was op land en volgnummer geordend, een ander deel alleen per land. De eerste twee onderdelen van de collectie hebben we samengevoegd en op continent en land geordend (7.5m.), net als de brochures. Binnen een land is het materiaal alfabetisch, op naam van de uitgevende organisatie, geordend. Een deel van de collectie was en is nog geheel ongeordend (5.35m.). Er is geen lijst van gemaakt, omdat dat dat niets toevoegt aan de toegankelijkheid.

4.2. Verslag ontsluiting affiches

De affiches waren voor een deel (ca. 10.000) per stuk genummerd en ontsloten in een kaartenbak en Clavis. De Clavis-beschrijvingen zijn per groep en bevatten niet de precieze plaatsnummers. Als deze opgenomen zijn in de Clavis-beschrijving zijn deze affiches redelijk toegankelijk.

Dit verslag heeft verder betrekking op de ca. 8.000 niet ontsloten affiches.

Een beschrijving per stuk is voor dat grote aantal niet reëel. Het toevoegen van de CSD-affiches aan de IISG-aanvulling die op land en onderwerp in lijsten ontsloten is, lijkt een goede oplossing. Het heeft echter tot gevolg dat de affiches moeilijk als te CSD herkennen zijn of er moet op papier een tijdrovend systeem bijgehouden worden.

We hebben daarom gekozen om ze als CSD-collectie apart in groepsbeschrijvingen in GEAC toegankelijk te maken en in mappen achter de reguliere genummerde IISG-collectie te leggen. Een nadeel hiervan is dat er op meerdere plaatsen een zelfde soort materiaal ligt.

Het eerste werk was affiche-mappen maken en de affiches splitsen op D- en E-mappen, net als de rest van de IISG-collectie. De affiches zijn op land gelegd en binnen de landen is de eventueel al aangebrachte indeling naar onderwerp in een aparte omslag bewaard. De gebruikte plaatsnummers zijn: BG D24/50-96, BG E14/1-25

In totaal zijn er 6527 affiches verwerkt (5120xD en 1407xE), in een maand door 2 personen. We zijn aan Frankrijk, Denemarken en de Sovjet-Unie (ca. 1500 affiches) niet meer toegekomen. De verwachting is dat dat nog ca. 2 dagen werk kost.

De Nederlandse affiches zijn op land en rubriek/onderwerp beschreven. De grote landen op land en de kleinere landen bij elkaar in een beschrijving. In totaal ca. 34 groepsbeschrijvingen.

Nederland en de hele kleine landjes zijn redelijk ontsloten, maar voor de grotere landen zou het lonend zijn nog een fijnere onderverdeling te maken.

4.3. Verslag ontsluiting brochures

De brochurecollectie was grotendeels geografisch geordend op basis van land van uitgave. De ordening was in de eerste plaats op continent (Amerika, Europa, Afrika, Azië en Australië), en daarbinnen alfabetisch op land. Binnen een land was er vaak een ordening op onderwerp, op basis van de CSD rubrieksindeling. Daarnaast was een klein deel van de publicaties (alleen) op onderwerp geordend.

Aangezien deze ordening in Clavis was gebruikt, en er op basis van Clavis lijsten zijn uit te draaien op land en onderwerp, hebben we deze ordening gehandhaafd. De publicaties hebben we overgepakt in brochuredozen met daarop de oude codes. Daarna hebben we de collectie groepsgewijs in Advance ingevoerd. Omdat het aantal publicaties uit Nederland het meest omvangrijk was zijn deze per rubriek beschreven. Publicaties uit andere landen zijn, minder gedetailleerd ontsloten, meestal in een paar records per land, soms ook per land of groep van landen. Een klein deel van de publicaties was geheel ongeordend, en is dat zo gebleven, omdat we voor de ordening daarvan niet genoeg tijd hadden.

In totaal is de brochurecollectie ontsloten in 82 records en een lijst. De omvang is 63 meter. Ze hebben de titel Publications CSD meegekregen en zijn geplaatst in de kasten 6719-6732.

In de toekomst kunnen er nog vanuit Clavis lijsten uitgedraaid worden van publicaties op onderwerp, op basis van de CSD rubrieksindeling. Zie voorbeeld. Deze lijsten zouden ook als record in de IISG catalogus kunnen worden opgenomen. Dus bijvoorbeeld als 'publicaties betreffende huisvesting en verkeer', met daarbij de plaatsnummers. Bij verdere verwerking zouden eerst de ongeordende brochures uitgezocht moeten worden.

4.4. Verslag ontsluiting cassettes

Er waren in totaal 1148 cassettes, verdeeld over een aantal nummeringen. Slechts de helft was in Clavis beschreven, dus dat was geen basis om de ontsluiting op te baseren. Besloten is de grote collecties bij elkaar te houden op collectiecode en een beperkte beschrijving (Piromalli, Paradiso). De andere cassettes waren gevarieerder en zijn gedetailleerder ontsloten. Ze zijn in de meeste gevallen per land met eventueel een trefwoord beschreven. De gebruikte signaturen zijn BG GC4/1 tot en met BG GC 5/149.

De volgende deelcollecties zijn te onderscheiden:

a. Arch. Piromalli (142 ex.). Is als geheel beschreven op naam Piromalli met dito collectiecode. (GC4/1-142)

b. CT-aanduiding (189 ex.) met interviews, lezingen, verslagen, veel vrije Radio (geen muziek of officieel uitgegeven bandjes). Is zoveel mogelijk per land op onderwerp beschreven. Een aantal losse cassettes zijn toegevoegd. (GC4/143-235, GC4/315-410)

c. Arch. Paradiso (79 ex.). Is beschreven op bijeenkomst/congres, een restant alleen op Paradiso. Alles met collectiecode Paradiso.

d. Clavis-beschrijvingen (632 ex.) met muziek en poëzie. Zijn zoveel mogelijk per land beschreven. De oorspronkelijke volgorde van de continenten en landen is aangehouden, m.u.v. internationaal dat achteraan geplaatst is. Geprobeerd is binnen de landen of continenten grote series te maken van popmuziek, volksmuziek, strijdmuziek en poëzie met dito trefwoord. De niet te plaatsen muziek (oa. experimentele muziek, soundscapes, oermuziek, new age) is alleen muziek genoemd. Waar mogelijk zijn de bijzonderheden kort in de annotatie vermeld. Wat overbleef is in kleinere series of per stuk beschreven. (GC4/411-GC5/44)

e. Coll. N5M 1996. (20 ex.) In een beschrijving (GC5/47-66)

f. Coll. Welschen. (64 ex.) Komt mogelijk nog aanvulling van. (GC5/76-139)

De cassettes zijn vrij gedetailleerd beschreven dus er hoeft niet veel meer aan te gebeuren. Het zou nog mooi zijn als bij de muziekcassettes een duidelijkere koppeling aangebracht werd met de Clavis-lijst. Vooral de namen van popgroepen en dichters ontbreken in de GEAC-beschrijvingen.

4.5. Verslag ontsluiting films

De 34 films zijn overgebracht naar het geclimatiseerde magazijn B&G en gevoegd bij de filmcollectie van het IISG. De IISG-films zijn (nog) niet in GEAC toegankelijk, maar beschreven op systeemkaartjes. Voor de CSD-films is dezelfde werkwijze aangehouden.

De nieuwe signaturen zijn F169-F202. Elke serie of collectie staat apart op een kaartje:

Op het moment hoeft er niet meer aan te gebeuren. Uiteindelijk zal over alle films samen besloten moeten worden of en hoe ze in GEAC opgenomen zullen worden.

N.B. van de Katmor-films is de status onduidelijk. Ze zijn hier tijdelijk door Katmor ondergebracht.

4.6. Verslag ontsluiting geluidsbanden

De 30 geluidsbanden zijn overgebracht naar het magazijn B&G. Het grootste deel behoort tot een collectie of serie: o.a. Hans Hamers, Maagdenhuisbezetting, Jeunes Anarchistes en Helsinki Citizens Assembly.

Gegeven het beperkte aantal en de indeling in series ligt een beschrijving per serie/stuk voor de hand. De geluidsbanden zijn dan ook in 12 GEAC-beschrijvingen ontsloten onder de signaturen BG GB1/71-100 net als de IISG-geluidsbanden.

Meer aandacht hoeft aan de banden niet meer besteed te worden. Het is alleen mogelijk dat zich in de archieven nog extra gegevens bevinden.

4.7. Verslag ontsluiting grammofoonplaten

Er waren in totaal 3755 platen, waarvan 615 singels en 3140 elpees. Ze waren al geordend op continent en land en voor het overgrote deel van een signatuur voorzien (een volgnummer binnen het land). Verder waren ze beschreven in Clavis op herkomst, titel en auteur.

Per stuk ontsluiten in GEAC leek veel werk en ook niet de moeite waard. De platen leenden zich voor een globale beschrijving op herkomst met een verwijzing naar de lijst. De continenten buiten Europa zijn per continent beschreven, binnen Europa per land of groep van landen. In de thesaurusvelden is het soort muziek (volksmuziek, strijdmuziek, popmuziek of poëzie) vermeld en eventueel in de annotatie een nadere aanduiding.

De platen hebben allemaal een B&G-signatuur gekregen, maar de bestaande volgorde (zoals ze ook in Clavis staan) is gehandhaafd. Ze zijn beschreven op de volgende signaturen:
singles BG PK1/301-915
elpees BG PG2/1-999, BG PG3/1-999, BG PG4/1-999,
BG PG5/1-143

Voor singels en elpees gelden aparte signaturen, maar ze worden samen in de beschrijving genoemd. Door het beschikbaar stellen van de Clavis-lijst (op papier en digitaal) kan ook nog gezocht worden op muzikanten, dichters en titels. De oude signaturen zijn nog terug te vinden op de plaat.

Voor de dienstverlening is deze situatie nog niet ideaal. Bezoekers kunnen alle platen van een land willen doorkijken. In dat geval moeten ze toegang krijgen tot de kast of een doosje met een aantal platen krijgen. Op de langere termijn zou je kunnen denken aan het scheiden van platen en hoezen zodat de bezoeker de hoezen tot zijn beschikking heeft. Of de hoezen moeten gedigitaliseerd beschikbaar zijn voor de bezoeker.

Wat de berging betreft. Ze staan goed in de huidige kasten. Er zouden alleen bordjes onder en tussen de platen moeten komen. Op de langere termijn is het handig als ook de plaat zelf van een signatuur voorzien wordt en niet alleen de hoes zoals nu het geval is.

4.8. Verslag ontsluiting handbibliotheek

Vanwege de beperkte hoeveelheid tijd hebben we in eerste instantie gekozen voor een groepsgewijze ontsluiting. Zo mogelijk zou een kleine groep publicaties stuksgewijs worden beschreven. Daarnaast zouden we een voorstel maken om in de toekomst de handbibliotheek beter te ontsluiten.

Voor de groepsgewijze ontsluiting hebben we gebruik gemaakt van de oude ordening van de collectie. De handbibliotheek was grotendeels geordend in 32 rubrieken met als aanduiding R00 t/m R31. De collectie viel feitelijk uiteen in twee delen: één deel was op onderwerp geordend, met als rubriekscodes R01 t/m R31, een ander deel, de rubriek R00, betrof naslagwerken (adresgidsen, catalogi, encyclopedieën enz.), en was daarbinnen geografisch onderverdeeld. Beide delen waren ongeveer even groot. Omdat publicaties over een bepaald onderwerp, behalve in de betreffende rubriek, ook op verschillende plaatsen binnen de rubriek naslagwerken waren te vinden, is deze laatste rubriek zoveel mogelijk herordend. Naslagwerken over een onderwerp zijn zoveel mogelijk in de betreffende onderwerpsrubriek geplaatst. Daarnaast zijn ook de boeken waarin geen rubriekscode aanwezig was binnen het rubriekensysteem ingedeeld.

Hoewel de publicaties zoveel mogelijk binnen de oude rubrieksordening zijn geplaatst, zijn de rubriekscodes niet meer gebruikt. Bij de ontsluiting zijn de rubriekscodes zoveel mogelijk vervangen door een of meer termen uit de thesaurus van het IISG. Zonodig zijn daarvoor nieuwe termen ingevoerd.

Het plaatsnummer van elke rubriek of beschrijvingseenheid is een kast en plank-nummer. Een aantal publicaties dat in een eerder stadium al in de catalogus was beschreven, maar zonder plaatsnummer, heeft ook een kast en planknummer gekregen. Boeken die al een regulier IISG-signatuur hadden zijn teruggegaan naar het magazijn. Dubbele exemplaren (binnen de handbibliotheek CSD) zijn verwijderd. Enkele groot formaat werken zijn stuksgewijs ontsloten en hebben een reguliere IISG plaatsing gekregen. Seriële publicaties zijn in een aantal gevallen apart beschreven maar in de handbibliotheek gebleven.

Een deel van de handbibliotheek, voornamelijk naslagwerken c.q. publicaties met een geografisch belang, heeft de oude indeling op gebied behouden. Deze indeling is gebaseerd op een ordening van continenten: Amerika, Azië, Europa, Afrika, Azië en Australië. Binnen deze continenten is er een alfabetische ordening op land.

De handbibliotheek beslaat nu 32.6 meter, en is ontsloten via 35 groepsbeschrijvingen.

In de toekomst moet er een nadere ontsluiting op de handbibliotheek gemaakt worden. In eerste instantie zouden er van relevante groepen (c.q. groepsbeschrijvingen) lijsten gemaakt kunnen worden. (Zie bijvoorbeeld de lijst van publicaties betreffende milieu en energie). Daarna moeten publicaties die niet in de IISG catalogus aanwezig zijn, en die relevant zijn, stuksgewijs worden ontsloten. Daarbij moet ook worden aangegeven welke publicaties (dringend) gerestaureerd moeten worden.

De volgende groepen c.q. groepsbeschrijvingen zouden (omdat ze het meest aansluiten bij de collectie van het IISG) nader ontsloten kunnen worden:

Dit betekent dat ongeveer de helft van de handbibliotheek in lijsten moet worden opgenomen, ongeveer de helft daarvan (dus zo'n 25% van de totale handbibliotheek) zou op termijn stuksgewijs moeten worden ontsloten.

4.9.Verslag ontsluiting periodieken

Uit de inventarisatie kwam naar voren dat er op diverse plaatsen periodieken staan.

Gezien de beperkte tijd en de enorme hoeveelheid periodieken is besloten in eerste instantie met de periodieken onder 1 te beginnen.

We hebben gekozen voor een groepsontsluiting. De periodieken zijn gesorteerd op land en binnen het land op alfabet. Binnen de letters van het alfabet is niet gesorteerd (hier is wel een proef mee genomen, maar het kostte teveel tijd). De periodieken zijn verpakt in blauwe omslagen en geplaatst in archiefdozen. Deze archiefdozen staan rechtop in de kasten 8560 t/m 8573 met een etiket: CSD PERIODIEKEN, land + letter van het alfabet. Op een aantal dozen is duidelijk een onderwerp aangegeven, zoals punk, strips, e.d. en ze zijn ook op onderwerp beschreven.

De beschrijving in GEAC is mager: het land, de periode en de thesaurusterm Sociale bewegingen. Het titelveld luidt Periodical collection CSD. Het leek een goed idee in WP per land een alfabetische titellijst te maken. Hiervoor is van de afdeling B&TBS Ron aan ons toegewezen. De lijsten zullen in ieder geval in gedrukte vorm in de studiezaal beschikbaar zijn. De nummering van de dozen van 1-... is in de lijst achter de titel terug te vinden, zodat ze makkelijker op te vragen zijn.

We hebben besloten de grote series ertussen te laten, maar steeds geplaatst achteraan de betreffende letter. Op de WP lijst zal een * achter de titel geplaatst worden. Op deze manier is het duidelijk om hoeveel series het gaat. Er zijn wel een aantal series uitgehaald, waarvan wij vrij zeker waren dat het dubbel was. Aanbeveling afdeling Bibliotheektechniek: Aan de hand van de WP lijsten kan snel door middel van de * ontdubbeld worden en meters gewonnen.

Bij het sorteren bleken er nog aardig wat folio periodieken tussen te zitten. Deze zijn er uit gehaald en enigszins op alfabet in CSD dozen naast de andere folio periodieken gezet. Aanbeveling afdeling Bibliotheektechniek: De folio periodieken bestaan uit 15 meter folio's + 14 meter uit kwarto's gesorteerde folio's. Vooral de eerste 15 meter bevat erg veel series en kan relatief snel ontdubbeld en verwerkt worden.

Het totale aantal gesorteerde en beschreven periodieken beslaat 54 meter, verpakt in 391 dozen. Ze zijn beschreven in 34 groepsbeschrijvingen en staan geplaatst in de kast 8565 - 8573.

Wat de ongesorteerde periodieken van het Vrije Archief betreft: Aanbeveling afdeling Bibliotheektechniek: deze zijn pas voor een gedeelte uitgezocht. Het is veel en totaal ongesorteerd (hoewel een groot deel nederlands is). Groepsgewijs ontsluiten zal hier waarschijnlijk niet mogelijk zijn. Er ligt tot nu toe 10 meter en er komt nog meer. Dit deel zal traditioneel ontdubbeld en ontsloten moeten worden.